En el rubro de la construcción no es suficiente tener un producto de alta calidad y ser tremendamente efectivos en la producción si no podemos gestionar de forma óptima la relación con los proveedores. Por tal motivo, contar con un portal de proveedores es clave para mejorar tanto los procesos de venta como el intercambio de información, control de pagos, facturación y las peticiones de stock, entre otros aspectos.
Así como esta herramienta entrega diversas facilidades, también tiene la gran ventaja de optimizar los tiempos de respuesta, y este ahorro es tanto para el cliente/empresa que esté necesitando el servicio como para los proveedores.
Ahora bien, en el caso de los clientes que no cuentan con esta aplicación deben hacer los requerimientos de forma individual a cada proveedor, sin tener la opción de hacer un análisis conjunto de la información. Como resultado, este método es bastante arcaico considerando que estamos en tiempos donde la información se maneja de forma digital optimizando los procesos.
¿Qué es un portal de proveedores?
En palabras simples, es una herramienta de software que agiliza el proceso de compra de las empresas y se encarga de mejorar la experiencia entre éstas. Se les llama Supplier Relationship Management (SRM) a las que gestionan las relaciones entre empresas y proveedores, y Customer Relationship Management (CRM), a las que se encargan de la interacción entre empresas y clientes.
Estos sistemas ayudan a las empresas a comparar las distintas opciones de proveedores de forma automatizada y son muy útiles para las compañías con muchos proveedores que necesitan mostrar que son transparentes en las licitaciones.
¿Cómo funciona el portal de proveedores?
Los proveedores, que generalmente deben tener un usuario y contraseña para entrar al portal, son añadidos periódicamente con el propósito de ofrecer productos nuevos o que son muy demandados. Luego, se crean listas de proveedores organizadas de acuerdo a las necesidades que puedan cubrir y, así, con un sistema de filtrado, se establece la comunicación con los vendedores.
Usualmente las empresas envían solicitudes de información a los proveedores para consultar sobre qué productos o servicio que ofrecen. Sumado a eso las empresas pueden elaborar una lista de necesidades y enviar una solicitud de propuesta a todos aquellos proveedores que puedan cubrir con todo o una fracción de aquella lista. Finalmente, los proveedores, que reciben la lista y sus indicaciones, envían una respuesta a través del portal de proveedores.
Con esta herramienta, los compradores reciben toda la información automática en su sistema y pueden comparar entre distintas alternativas de forma expedita y digital. Además, las empresas tienen la opción de revisar el historial de ventas y el desempeño de los proveedores, lo que ayuda a tomar mejores decisiones de compra. Incluso, es muy útil en tiempos de alta demanda y bajo stock, como ha pasado en el último tiempo con la reactivación.
Muchos portales de proveedores disponen de un chat de comentarios que es muy útil cuando una empresa o un proveedor tienen alguna duda o sugerencia que hacer a tu contraparte. En la construcción, por ejemplo, una empresa podría necesitar detalles no especificados sobre una pintura o alguna herramienta.
Características y beneficios de un portal de proveedores
Contar con un portal de proveedores, como decíamos en párrafos anteriores, trae mejoras notables de colaboración entre la empresa y el proveedor, por ello, a continuación te detallamos los hitos más importantes sobre su efectividad y los beneficios que entrega. Revísalos:
- Crear aliados estratégicos: un aspecto fundamental, especialmente en el rubro de la construcción, donde este tipo de aplicaciones generan un contexto de colaboración y contacto a diario entre las partes. Esta visibilidad permite que empresas y proveedores se potencien mutuamente y mejoren el desempeño de la cadena de suministro.
- Transparencia de datos: esta herramienta proporciona transparencia absoluta entre la empresa y el proveedor, pues los vendedores tienen total visibilidad con información en línea y actualizada, que a su vez genera confianza.
- Amplia oferta: el portal entrega un mayor conocimiento de la diversidad de proveedores, es decir, las empresas tienen muchas más opciones para elegir los productos que necesitan y al mismo tiempo conocer nuevos servicios.
- Libre control: brinda un espacio para que sus proveedores actualicen su información en todo momento. Permite que se autogestionen y tengan control sobre qué información se ingresa, cómo se usa y muchos otros parámetros.
Finalmente, un portal de proveedores automatiza muchos aspectos de la gestión, reduciendo notablemente la carga de trabajo administrativo. Además, la plataforma también puede enviar notificaciones sobre oportunidades de venta y recordatorios sobre informes de gastos, entre otros.
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