Los tiempos de gestión son importantes para cualquier empresa constructora. El poder generar mayor productividad en el menor tiempo posible, es el logro a conseguir para cualquier trabajador de la construcción.
Sin embargo, existen varios problemas que pueden desenfocar al trabajador de su labor, como el desconocimiento de los sistemas, la falta de herramientas o programas que faciliten los procesos, entre otros. Por este motivo, para poder tener una mejor productividad, es indispensable poder contar con tecnología, pero que a lo sumo, sea sencilla, dinámica, intuitiva y eficiente.
¿Qué tipo de tecnología puede ayudar en la construcción?
El área de adquisiciones, que suele tener dificultades de índole temporal, podría recortar el tiempo y eliminar procesos adicionales que hagan más lenta la adquisición de materiales y servicios, con tecnología que facilite de forma segura, todo el proceso de gestión de compras, incluyendo las cotizaciones y el control de las recepciones.
También, es ideal contar con un sistema o plataforma que les permita acceder fácilmente a todos los proveedores que se necesiten y que manejan precios y productos similares. De esta forma, el comprador tendrá la capacidad de comparación, además de una rápida gestión y contacto al momento de seleccionar a su proveedor.
Este tipo de tecnología, debe permitir al trabajador enfocarse solo en 3 cosas mientras cotiza:
- Levantar el requerimiento de materiales y/o servicios.
- Evaluar las cotizaciones.
- Comunicarse con el proveedor seleccionado.
Mientras que para la orden de compra debiese ser aún más sencillo:
- Crear una orden de compra.
- Editar la orden de compra (en caso de ser necesario).
- Consultar el estado de la orden.
Esta eficiencia en los procesos harán la vida del trabajador mucho más sencilla.
- ¿Y solo pensamos tecnología para los de adquisiciones? -
La respuesta es NO. Este tipo de soluciones tecnológicas también deberían ayudar a los bodegueros, trabajadores que en el día a día se esfuerzan para lograr recibir la mercadería y mantener los stocks actualizados y correctos.
Un problema importante que se suele dar en esta área, son los descuadres de inventario. El hecho de tener que digitar los vales de consumo manualmente no permite tener el stock de bodega actualizado en tiempo real y cuando hay una solicitud de materiales en el mismo día, pasa mucho que se hacen 2 o más solicitudes del mismo material, ingresan la solicitud en los vales y cuando se va a hacer el retiro de la segunda solicitud, ya no hay stock de ese material y es solo en ese momento que se dan cuenta.
Con una solución tecnológica que permita la gestión de bodega, ingresando las solicitudes en un sistema que almacene la información en la nube, no solo ayudará a solucionar los descuadres de inventario, si no que además se podrá ahorrar horas hombre en digitación y disminuir considerablemente los costos por pérdida de materiales.
Este tipo de tecnología debe dar la facilidad de simplemente registrar la recepción total o parcial de los materiales, alimentando de esta forma automática los stocks y registrar la entrada y salida de los mismos.
Lo favorable, es que quien los reciba tendrá la posibilidad de anular la orden de compra o devolver la mercadería al proveedor si no se cumplen las condiciones acordadas.
Indicando en la plataforma, es cuestión de algunos clics para resolver la situación, sin necesidad de papeleos, llamadas o discusiones que suelen retrasar la efectividad laboral.
- ¿Qué beneficios aportará a la empresa?
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- Mayor concentración laboral
Permitirle a los colaboradores estar enfocados en menos tareas, creará un efecto de productividad, en donde logrará cumplir sus tareas diarias de forma efectiva y en menor tiempo de lo habitual.
Al tener la información almacenada en la nube, se podrán generar reportes de gestión, logrando entablar un plan de compra y estrategias para mejorar las adquisiciones.
- Transparencia y trazabilidad
El seguimiento de los procesos generará mayor trazabilidad, sumado a la transparencia del sistema, donde se indicarán las principales preguntas sobre las compras realizadas (por qué, qué, quién y cuándo).
Una solución como esta alertará cuando un producto haya sido adquirido previamente a un costo más bajo, logrando una mayor rentabilidad escogiendo mejores proveedores.
- Generación de documentos de respaldo
En los tiempos actuales, en donde el trabajo desde casa es una constante y los papeles suelen perderse, tener a mano un respaldo para confirmar la entrega de algún material para poder efectuar una orden de pago a proveedor, ayudará al área de contabilidad de la empresa, a realizar mejor su trabajo y evitar retrasos en los pagos por la no recepción conforme emitida desde bodega
En conclusión, si deseas bajar los riesgos de adquisición, ahorrar tiempo, disminuir el uso de papel o incluso reducir las horas hombre, es muy importante comenzar el proceso de digitalización de la empresa constructora lo antes posible y no quedarse en el pensamiento conservador y rudimentario que ha tenido la construcción durante años.
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