Gestión de facturas electrónicas rechazadas: Un enfoque técnico para expertos

La gestión de facturas de crédito electrónicas rechazadas es un proceso crítico que incide directamente en la liquidez, el cumplimiento normativo y la relación entre empresas. Afrontarlo requiere no solo conocimiento técnico, sino también herramientas de gestión que permitan actuar con rapidez y precisión ante eventuales discrepancias. Esta guía ofrece un análisis detallado de los puntos clave que todo profesional financiero y administrativo debe manejar para abordar este desafío con solvencia.

 

¿Qué hacer con una factura de crédito electrónica rechazada?

 

1. Verificación del rechazo procedente 

Según la ley 19.983 y su reglamentación, el receptor de una factura de crédito electrónica tiene un plazo máximo de 8 días corridos desde la recepción para manifestar su rechazo. Este proceso debe realizarse mediante un acuse de recibo formal, de lo contrario, se considera aceptada tácitamente. Este paso es fundamental: según estudios recientes del Instituto Nacional de Estadísticas indican que el 15% de las facturas electrónicas presentan discrepancias en los primeros 5 días, subrayando la importancia de este proceso.

 

2. Análisis de motivos del rechazo

Comprender las razones más comunes detrás del rechazo permite establecer medidas correctivas. Según el informe 2022 de la Cámara Nacional de Comercio, los principales motivos incluyen:

• Errores en el contenido: Datos incorrectos o incompletos pueden derivar en un rechazo. La implementación de sistemas ERP integrados reduce estos errores en un 60%, según Deloitte.
• Discrepancias en entrega de bienes o servicios: La falta total o parcial en la entrega es una causa frecuente, representando el 35% de los rechazos. Esto suele originarse en una falta de comunicación entre las áreas operativas y administrativas.
• Duplicidad de facturación: Facturas emitidas por servicios o productos ya pagados. La automatización de procesos de facturación puede minimizar estos incidentes en un 45%.

Contar con softwares que integran la gestión de compras y facturación es clave para evitar estos escenarios. ICONSTRUYE  juegan un rol estratégico, asegurando trazabilidad y sincronización de datos en tiempo real.

3.Evaluación de la procedencia del rechazo

Antes de anular una factura, es importante evaluar si el rechazo es procedente, ya que implica un potencial incumplimiento de pago por parte del cliente. Un análisis detallado debe considerar tanto el importe de la factura como los impuestos asociados, los cuales serán exigidos por el SII aun en caso de disputa, como establece la normativa tributaria chilena.

4. Proceso de refacturación

Si se determina que el rechazo es válido, la factura debe ser anulada y emitida nuevamente. La refacturación debe realizarse con precisión para evitar errores futuros. Según un estudio de PwC, las empresas que implementan controles automáticos en sus procesos de refacturación reducen los errores en un 70%.

Soluciones avanzadas con ICONSTRUYE 

Para optimizar la gestión de facturas de crédito electrónicas rechazadas, ICONSTRUYE ofrece soluciones integradas que mejoran la eficiencia y seguridad de los procesos administrativos. Sus módulos permiten:

• Detectar errores de contenido en etapas tempranas.
• Sincronizar inventario y órdenes de compra con documentos tributarios.
• Automatizar el flujo de revisión, aceptación o rechazo con alertas inteligentes.
• Facilitar la trazabilidad y documentación ante fiscalizaciones del SII.
  
  

Gracias a esta integración, los equipos financieros pueden actuar con agilidad, reducir riesgos y tomar decisiones basadas en información confiable y en tiempo real.

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