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Al manejar los subcontratos en proyectos de construcción de manera manual, es común enfrentarse a problemas en el proceso. Por ello, cada vez más empresas optan por la digitalización.
Con esta transformación se simplifican tareas, mejoran la comunicación con los subcontratistas y garantizan un seguimiento preciso de los plazos y entregables.
En este artículo exploramos la gestión de los subcontratos y los beneficios que se obtienen al recurrir a la digitalización de este proceso.
Los subcontratos comprenden una amplia gama de aspectos, que van desde la construcción de secciones específicas de la obra, la provisión de servicios especializados, hasta la entrega de materiales específicos.
Su adecuada gestión es importante para el éxito del proyecto. Esto porque involucra la coordinación de múltiples partes y sus respectivas garantías relacionadas a los plazos y estándares de calidad establecidos.
A continuación revisamos aspectos clave en su gestión.
La gestión manual de subcontratos es una tarea compleja y propensa a errores. Estudios de Forrester indican que las empresas pueden experimentar una reducción del 15% en los costos administrativos asociados a la gestión manual de contratos.
La revisión de los subcontratos es un paso crucial para garantizar que los términos y condiciones sean claros y beneficiosos para ambas partes.
Para agilizar este proceso, es importante establecer un flujo de trabajo eficiente. Utiliza herramientas tecnológicas que permitan revisar y negociar contratos de manera colaborativa y en tiempo real.
Es recomendable contar con un equipo legal especializado en contratos de construcción para garantizar que se cumplan todas las normativas y regulaciones aplicables.
La firma electrónica de contratos es una práctica cada vez más común en la industria. Esta agiliza el proceso y reduce costos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de documentos físicos.
Utilizar plataformas digitales seguras para la firma electrónica garantiza la validez legal de los documentos y facilita la gestión de los subcontratos en los proyectos.
La renovación de contratos puede ser necesaria en proyectos que se extienden en el tiempo. Es importante establecer cláusulas claras en los documentos originales que definan las condiciones para la renovación, como los plazos de notificación y cualquier cambio en los términos y condiciones.
Esta renovación debe gestionarse con anticipación para evitar interrupciones en el proyecto y garantizar la continuidad de las operaciones.
La negociación es un proceso crítico que puede tener un impacto significativo en el éxito del proyecto. Sin embargo, una negociación prolongada puede resultar costosa y retrasar el inicio de las actividades.
Es importante establecer límites de tiempo y objetivos claros para la negociación, además de involucrar a todas las partes relevantes desde el principio para así garantizar que se aborden adecuadamente todos los requerimientos.
Para gestionar eficazmente el ciclo de vida de los contratos es fundamental contar con indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos permitirán monitorear y evaluar el desempeño de los contratos en cada etapa.
Algunos KPIs esenciales incluyen el tiempo promedio de negociación de contratos, porcentaje de contratos renovados, cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y el costo total de la gestión de contratos.
Estos indicadores proporcionan información valiosa sobre la eficiencia y efectividad de la gestión de los contratos. Además, facilitan la identificación en áreas de mejora y la toma de medidas correctivas de manera oportuna.
¿Sabías que las empresas constructoras pueden reducir sus costos operativos en hasta un 20% al digitalizar la gestión de sus subcontratos? Según un estudio de McKinsey & Company
Entre algunos de los beneficios más tangibles de digitalizar la gestión de los subcontratos en los proyectos de construcción destacan:
Mejora la eficiencia al reducir el tiempo necesario para gestionar contratos.
Facilita el acceso a la información al centralizar los datos en una plataforma.
Permite una mayor transparencia al tener un registro digital de todas las transacciones.
Minimiza los errores y riesgos asociados con la gestión manual de contratos.
Facilita la comunicación y colaboración entre todas las partes involucradas en el proyecto.
Permite un seguimiento más efectivo de los plazos y el cumplimiento de los términos contractuales.
Reduce los costos asociados con la gestión de contratos físicos, como impresión y almacenamiento.
ICONSTRUYE es una plataforma especializada que optimiza la gestión de subcontratos mediante la digitalización de procesos entre proveedores y compradores en la industria de la construcción.
La solución cuenta con un módulo de subcontratos que permite gestionar, de manera centralizada, todo lo relacionado con este proceso:
Fácil acceso a todos los subcontratos y su información detallada.
Mejora la revisión de los estados de pago para un efectivo proceso.
Integración a tu ERP con toda la información de los contratos y estados de pago.
Agilizar la gestión de subcontratos durante la ejecución de obras es fundamental para cumplir con los plazos y objetivos pautados. La utilización de herramientas digitales puede reducir el tiempo y los costos asociados con la gestión manual, mejorar la transparencia y facilitar una comunicación más efectiva entre todas las partes involucradas.
En ICONSTRUYE podemos ayudarte en este proceso de digitalización. Contáctanos y descubre todas las soluciones que tenemos para potenciar tu negocio.
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