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Los contratos en la construcción son mucho más que simples acuerdos legales; son el eje central que determina el desarrollo de relaciones sostenibles en el tiempo, eficiencia y éxito de los proyectos.
Es importante gestionar estas relaciones de manera estratégica para garantizar que cada parte involucrada, desde mandantes hasta subcontratistas, cumpla con sus roles de forma clara y colaborativa, generando impactos positivos para toda la cadena de valor de la construcción.
Sin embargo, este proceso tiene un sinnúmero de desafíos que pueden afectar significativamente la eficiencia, los costos y las relaciones laborales. A menudo, la gestión de subcontratos se realiza de manera manual y descentralizada, lo que da lugar a errores, ineficiencias y pérdida de información crítica.
Los desafíos en la gestión de subcontratos son variados y complejos. Entre los problemas más comunes que enfrentan las empresas constructoras se incluyen:
La dependencia de hojas de cálculo y registros manuales es un problema persistente en la industria de la construcción. Las empresas suelen gestionar sus contratos de manera individual y dispersa, lo que genera una falta de centralización y una escasa trazabilidad de la información.
Este enfoque no solo es ineficiente, sino que también aumenta el riesgo de errores de digitación y pérdida de datos relevantes, lo que puede afectar tanto la planificación como la ejecución de los proyectos.
La falta de sistemas centralizados y la dependencia de procesos manuales son grandes culpables de la baja productividad en la industria de la construcción. Según McKinsey & Company, el 30% de los trabajadores de la construcción se dedica a actividades no productivas, como buscar información o corregir errores. Esta situación resalta la necesidad de adoptar soluciones tecnológicas avanzadas que puedan optimizar la gestión de proyectos y mejorar la eficiencia operativa.
Los procesos manuales de gestión de contratos a menudo resultan en demoras y complicaciones. La emisión de pagos, el seguimiento de avances y la conciliación de estados financieros son tareas que requieren precisión y una coordinación impecable entre diferentes equipos.
Las inconsistencias en estos procesos pueden llevar a pagos duplicados, estados de pago repetidos o incluso problemas legales. La gestión ineficaz de estos aspectos puede perjudicar gravemente la relación con los subcontratistas y afectar la reputación de la empresa.
El manejo de boletas de garantía y anexos de contratos es otro desafío para las empresas constructoras. El vencimiento de garantías y los cambios en contratos sin un control adecuado pueden triplicar los costos originalmente previstos. Esta falta de control puede resultar en pérdidas financieras significativas y en una gestión contractual deficiente.
La colaboración y la transparencia son esenciales en la industria de la construcción. Sin embargo, la falta de una plataforma o sistema centralizado que permita a todos los involucrados acceder a la información relevante, dificulta la colaboración efectiva.
Los aprobadores y gestores de proyectos necesitan visibilidad completa sobre las condiciones contractuales, estados de avance y pagos, para tomar decisiones informadas y mitigar riesgos.
Según reportes de la Cámara Chilena de la Construcción, uno de cada dos contratos de construcción en Chile presenta controversias, y las disputas que llegan a los tribunales pueden tardar más de ocho años en resolverse.
Para contrarrestar los desafíos en la gestión de contratos, la digitalización aparece como una solución transformadora. Al implementar tecnologías que automatizan y centralizan la gestión de contratos, las empresas constructoras pueden optimizar su eficiencia operativa, minimizar riesgos y fortalecer sus relaciones laborales.
ICONSTRUYE presenta un módulo de gestión de subcontratos que transforma el enfoque tradicional hacia una gestión más eficiente y transparente. La plataforma no solo digitaliza los procesos, sino que ofrece una serie de funcionalidades diseñadas para simplificar y optimizar cada aspecto de la gestión contractual en la construcción.
Centralización y automatización de procesos: el módulo especialmente diseñado permite a las empresas centralizar toda la información relacionada con los subcontratos en una plataforma única y accesible. Con flujos de aprobación dinámicos y cálculos automáticos de montos a pagar, el sistema agiliza la gestión contractual y elimina la necesidad de registros manuales.
Gestión eficiente de contratos y pagos: la solución facilita la generación y gestión de contratos desde su inicio hasta su finalización. El sistema automatiza la emisión de pagos de avance, anticipo, retenciones y finiquitos, asegurando que los pagos se realicen de acuerdo con lo estipulado en el contrato y el avance real de la obra.
La automatización no solo mejora la eficiencia operativa, también fortalece la relación con los subcontratistas al garantizar que todos los acuerdos se respeten y se ejecuten correctamente.
Control de garantías y cambios contractuales: ICONSTRUYE ofrece un sistema de alertas que notifica sobre vencimientos de boletas de garantía y cambios contractuales, permitiendo un control riguroso sobre cada aspecto del contrato. Esta funcionalidad ayuda a las empresas a evitar sobrecostos y garantiza que todos los anexos de contratos sean gestionados de manera eficaz y segura.
Transparencia y colaboración mejorada: la plataforma fomenta una mayor colaboración y transparencia al proporcionar un ecosistema digital que permite a todos los usuarios, desde gerentes de proyecto hasta administradores de obra, acceder a la información necesaria para la toma de decisiones.
La integración con sistemas ERP y la capacidad de adjuntar documentación relevante asegura que todos los involucrados tengan la información que necesitan para mantener un flujo de trabajo continuo y eficiente.
Automatizar procesos repetitivos reduce el tiempo necesario para la gestión administrativa y minimiza el riesgo de errores costosos, permitiendo a las empresas ahorrar recursos valiosos que pueden ser invertidos en otras áreas del negocio.
Según un estudio de Deloitte, la implementación de tecnologías digitales puede reducir los costos de gestión de proyectos en un 10% al 20%, principalmente al minimizar los errores manuales y mejorar la trazabilidad de la información.
Con una trazabilidad completa y una visión centralizada de todos los subcontratos, las empresas pueden realizar auditorías de manera eficiente y garantizar el cumplimiento de todos los acuerdos contractuales.
Al definir claramente las condiciones de pago y seguimiento, las constructoras pueden mantener relaciones laborales más sólidas y transparentes con sus subcontratistas y proveedores. La certeza en los procesos de pago y la documentación adecuada fortalecen la confianza y la colaboración, lo que resulta en una ejecución de proyectos más fluida y efectiva.
Los desafíos en la gestión de contratos y subcontratos como la falta de centralización, la complejidad en los pagos y la falta de transparencia pueden afectar significativamente la eficiencia y los costos. Sin embargo, la digitalización y automatización de procesos, como la solución integral de ICONSTRUYE, ofrecen una oportunidad para mejorar la gestión contractual, reducir costos, fortalecer relaciones y aumentar la transparencia.
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