Principales desafíos de la gestión de subcontratos en la construcción

Los subcontratos representan mucho más que simples acuerdos legales; son determinantes en el desarrollo eficiente de los proyectos y pieza clave a la hora de construir relaciones sostenibles con socios proveedores. 

De ahí la importancia de gestionar estas relaciones de manera estratégica para garantizar que cada parte involucrada, desde mandantes hasta subcontratistas, cumpla con sus roles de forma clara y colaborativa, generando impactos positivos para toda la cadena de valor en la industria de la construcción. 

No obstante, la administración de subcontratos conlleva de desafíos que pueden afectar la eficiencia, los costos y, por supuesto, las relaciones comerciales estratégicas.

Factores críticos que afectan la gestión de subcontratos

Registros manuales y procesos aislados

La dependencia de hojas de cálculo y registros manuales es un problema persistente en la industria de la construcción. Las empresas suelen gestionar sus subcontratos de manera individual y dispersa, lo que genera una escasa trazabilidad de la información.

Esta forma de trabajo aumenta el riesgo de errores de digitación y la pérdida de datos relevantes, lo que puede afectar tanto la planificación como la ejecución de los proyectos, impactando directamente la eficiencia. 

La falta de sistemas centralizados y la dependencia de procesos manuales son grandes culpables de la baja productividad en la industria. Según McKinsey & Company, el 30% de los trabajadores de la construcción se dedica a actividades no productivas, como buscar información o corregir errores.

Esta situación resalta la necesidad de adoptar soluciones tecnológicas avanzadas que puedan optimizar e integrar la gestión de proyectos y mejorar la eficiencia operativa.

Complejidad en la gestión y pagos

Los procesos manuales a menudo resultan en demoras y complicaciones. La emisión de pagos, el seguimiento de avances y la conciliación de estados financieros son tareas que requieren de una precisión y una coordinación impecable entre diferentes equipos.

Las inconsistencias en estos procesos pueden llevar a pagos duplicados, estados de pago repetidos o, peor aún, problemas legales. La gestión ineficaz perjudica la relación con los subcontratistas y afecta la reputación de la empresa.

Garantías y cambios no controlados

El manejo de boletas de garantía y anexos de contratos es otro desafío para las empresas constructoras. El vencimiento de garantías y los cambios en contratos sin un control adecuado pueden triplicar los costos originalmente previstos.

Falta de transparencia y colaboración

La ausencia de un sistema centralizado que permita a todos los involucrados acceder a la información relevante, dificulta la colaboración efectiva. Los aprobadores y gestores de proyectos necesitan visibilidad completa sobre las condiciones contractuales, estados de avance y pagos, para tomar decisiones informadas y mitigar riesgos.

Según reportes de la Cámara Chilena de la Construcción, uno de cada dos contratos de construcción en Chile presenta controversias, y las disputas que llegan a los tribunales pueden tardar más de ocho años en resolverse.  

Digitalizar para mejorar la gestión de subcontratos 

Para contrarrestar los desafíos en la gestión de contratos, la digitalización aparece como una solución transformadora. Al implementar tecnologías que automatizan y centralizan la gestión de subcontratos, las empresas constructoras optimizan su eficiencia operativa, minimizan riesgos y fortalecen sus relaciones con actores estratégicos.

Reducción de costos y ahorro de tiempo

Automatizar procesos repetitivos y complejos reduce el tiempo necesario para la gestión administrativa y minimiza el riesgo de errores costosos, permitiendo a las empresas ahorrar recursos valiosos que pueden ser invertidos en otras áreas del negocio.

La implementación de tecnologías puede reducir los costos de gestión de proyectos en un 10% al 20%, principalmente al minimizar los errores manuales y mejorar la trazabilidad de la información. 

Mejor seguimiento y control 

Aplicar un sistema con capacidad de integración, otorga trazabilidad y una visión centralizada de todos los subcontratos.

Con esto, las empresas pueden realizar seguimiento y auditorías para garantizar el cumplimiento de todos los acuerdos, contando siempre con información confiable y actualizada. 

Fortalecimiento de relaciones con subcontratistas

La creación de subcontratos digitales permite definir claramente las tareas, tiempos y condiciones de pago, permitiendo además el fácil acceso a todos los involucrados al seguimiento de las mismas. Esto permite sostener relaciones seguras, transparentes y duraderas con los subcontratistas.