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Descubre la Importancia de la digitalización de procesos en la gestión de contratos de tus proyectos. Benefíciate de administrar digitalmente tus obras.
Un contrato es un acuerdo que explicita la voluntad de los firmantes de establecer una relación benéfica para ambos. La gestión de contratos de tus proyectos es el proceso que da cumplimiento de las condiciones pautadas entre las partes.
En la industria de la construcción, la firma de contratos entre empresas es común para la contratación de servicios. Por ejemplo, en caso de requerir un proveedor para un proyecto cuyos materiales deban ser manejados por especialistas.
El cumplimiento de este documento involucra muchos procesos administrativos que requieren precisión y seguimiento constante. Y la mejor forma de llevar el proceso es con el apoyo de herramientas digitales. En este artículo te explicamos por qué.
Aunque se trata de una disciplina reciente, la gestión de contratos es inherente al crecimiento sostenido de las empresas. Sin embargo, y por desgracia, aún son pocas las que tienen un departamento definido para este proceso, y muchas menos que invierten en su desarrollo.
Normalmente, las acciones vinculadas con la gestión de contratos se encuentran dispersas entre varios departamentos de la empresa. Esto dificulta su administración e impide llevar un seguimiento del proceso en tiempo real.
Ahora bien, si automatizas la gestión apoyándote de herramientas digitales, podrás optimizar el flujo de trabajo con independencia de los departamentos que estén afectados a esta tarea. Así, podrás mantener un seguimiento preciso sobre el avance de las actividades.
Ten en cuenta que un contrato bien gestionado reduce costos, ahorra tiempo, optimiza el uso de recursos y facilita las relaciones comerciales de tus proyectos de construcción.
El primer beneficio de digitalizar la gestión de contratos de tus proyectos es que mejora el desarrollo y la ejecución de las acciones previstas. Así, te aseguras de que los pagos, avances, anticipos y retenciones se realicen correctamente.
Un proyecto debe asegurar una calidad constante y terminarse en el menor tiempo posible. Para lograrlo, debes mantener bajo control la gestión de contratos de tus proyectos.
Si garantizas el cumplimiento de las condiciones definidas en el contrato, evitarás posibles retrasos en la ejecución de la obra o la recepción de un servicio. Asimismo, contarás con un respaldo en caso de conflictos o cuestionamientos.
Gracias al uso de un software o sistema de gestión de contratos para tus proyectos, te liberarás de los errores humanos. Estos sistemas están programados para efectuar cualquier cálculo de forma automática. Así, definen con precisión los anticipos, las retenciones y los avances que debes realizar.
Por ese motivo, se vuelve sencillo mantener un control detallado sobre los costos del proyecto y el presupuesto de cada contratación.
Seguramente usas tablas de Excel para llevar muchas de las tareas vinculadas con la gestión de contratos. Pero posiblemente hacerlo así te ocasiona algunos inconvenientes.
Para garantizar una gestión precisa de los contratos de tus proyectos, es aconsejable emplear software especializado con sistemas digitales como ICONSTRUYE, específicamente diseñados para el sector de la construcción. Estos sistemas se encuentran en la nube, lo que facilita su actualización en tiempo real y la centralización de todos tus proyectos en una misma plataforma.
Otra ventaja de digitalizar la gestión de contratos de tus proyectos es que un software especializado te permitirá estandarizar tus contratos. Así, tendrás un formato de base que podrás personalizar con los requerimientos específicos de tu proyecto.
Los acuerdos con los proveedores contratados serán exitosos siempre y cuando cumplas con tu parte del trato. Por lo tanto, una gestión centralizada y detallada de tus proveedores mejorará significativamente el control de las actividades relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones acordadas, lo cual se ve favorecido por la digitalización en la gestión de contratos de tus proyectos.
Esa es una de las principales ventajas de los sistemas de gestión. En un solo lugar, encontrarás todas las funcionalidades y opciones necesarias para gestionar a tus proveedores.
La mejor opción para optimizar el flujo de trabajo en una empresa minera es acompañar la gestión de contratos de tus proyectos con sistemas de gestión digitales. Con ellos consigues el máximo control de tus retenciones, avances y anticipos.
Si buscas un proveedor de software especializado, contáctate con nosotros. En ICONSTRUYE contamos con más de 22 años de experiencia que nos han permitido ofrecer soluciones integrales para la automatización y visibilidad de los contratos.
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