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La gestión de tus subcontratos y contratos es más eficiente cuando llevas el proceso de forma digital. Al hacerlo reduces la posibilidad de cometer errores que pueden generar consecuencias económicas o legales.
En comparación con el proceso manual, puedes reducir los tiempos de trabajo y gestión del contrato. Si sopesas estos beneficios verás que llevar este trabajo digitalmente es vital para el correcto funcionamiento de tu constructora.
Siguiendo el mismo orden de ideas con el que iniciamos, también podemos decir que la gestión de tus subcontratos digitales representa una ventaja competitiva. Un proceso llevado con agilidad y eficientemente significa comenzar el trabajo con anterioridad, generando un tiempo a favor, el cual es un factor que los clientes valoran.
La gestión digital de tus subcontratos es una estrategia de trabajo que incrementa tu eficiencia.
Ahora, llevar digitalmente tus contratos sólo será posible cuando dispongas de los siguientes elementos:
Un protocolo de gestión de documentos bien definido y adaptado a tu constructora.
Un software como ICONSTRUYE, hecho a tu medida, que lleve a cabo el proceso eficiente sin generar dificultades técnicas innecesarias.
Un equipo de personas preparadas para llevar a cabo las tareas de gestión de contratos.
Un sistema de soporte técnico que te acompañe constantemente en la implementación y ejecución del sistema digital de gestión de contratos.
Mantener un buen sistema para la gestión de subcontratos permite incrementar la eficiencia y productividad de las constructoras. También previene problemas legales y mejora la imagen y reputación de la organización.
En resumen con la gestión de tus subcontratos consigues:
Simplificar el acceso a los contratos.
Recuperación rápida y eficiente de todos los contratos viejos y actuales.
Información en tiempo real sobre el estado de los procesos de contratación, la conclusión de contratos, tiempo de procesamiento, entre otras.
Ahora, si usas un sistema como ICONSTRUYE que está especialmente diseñado para constructoras, también conseguirás los beneficios que te describimos a continuación:
Una de las grandes desventajas del control manual de contratos es que pueden surgir retrasos. Normalmente esto pasa porque se llevan múltiples documentos separados en archivos y equipos diferentes.
Lo que sucede es que para el proceso de contratación participan muchos departamentos. Los datos e información generada por uno, suele ser requerida por otros.
Ahora, imagina que por error un documento se pierde o se borra. Todos los datos que se encuentren en proceso se perderán. También podría pasar que se eliminen datos pasados de contrataciones anteriores con los subcontratistas.
Otra situación que puede pasar es que existan retrasos en la transferencia de la información requerida por otros. Lo que terminaría por retrasar el inicio de un proyecto o trabajo.
La mejor alternativa para evitar esto es la gestión de contratos digitales en la nube. Al hacerlo vas a conseguir lo siguiente:
Todos los documentos se encuentran cargados en la plataforma de trabajo digital. Desde allí apenas se culmine un proceso, los documentos quedan inmediatamente disponibles para que el siguiente departamento lo procese, evitando retrasos en la cadena de aprobación.
Todos los involucrados en el proceso de contratación pueden visualizar las condiciones del contrato. Esto permite llevar un proceso transparente y coherente en cada una de las etapas del proceso.
Normalmente cuando se consigue un servicio subcontratado de calidad, este se vuelve a solicitar para los trabajos futuros. Eso significa que se generan nuevos procesos de contratación con la misma empresa u organización con recurrencia.
Puedes reducir los tiempos de trabajo cuando llevas la gestión de tus subcontratos de forma digital
Hay datos y condiciones que pueden ser comunes entre contratos y es importante tenerlas a mano. Los sistemas de gestión de contratos como ICONSTRUYE unifican en un solo lugar esta información para que accedas a ella cada que necesites.
La transcripción de datos y el envío manual de archivos e información incrementan la posibilidad de errores. Que esto ocurra puede retrasar los trabajos e incluso, dependiendo del tipo de error, problemas con el subcontratista.
Para evitar caer en estas situaciones, nuevamente, la automatización es la respuesta. Al automatizar la gestión de tus subcontratos conseguirás:
Los sistemas como ICONSTRUYE están diseñados por expertos para integrar todas las fórmulas necesarias para el cálculo de retenciones y avances. Esto te evita horas de cálculos, revisión de datos y, especialmente, reduce la posibilidad de errores.
Dentro del sistema puedes encontrar plantillas pre estandarizadas que contienen el formato ajustado para cumplir con todos los ítems y condiciones necesarios para la contratación. Tenerlas así reduce la probabilidad de obviar información importante a tener en el contrato.
Un sistema de trabajo centralizado y automatizado en una sola plataforma es capaz de emitir facturas en tiempo real. Cuando el servicio culmine y todos los procesos sean aprobados por los departamentos correspondientes el sistema emite la factura.
Con el beneficio que son facturas actualizadas que cumplen con todos los requisitos normativos para facturación.
Los sistemas digitales de gestión de contratos como ICONSTRUYE se integran fácilmente con otras funcionalidades o módulos de trabajo pertenecientes al ERP. Así puedes llevar todas las gestiones de subcontratación y planificación de tus recursos empresariales digitalmente y sin complicaciones.
Resuelve todos los problemas de la gestión de tus subcontratos con la digitalización. Aprovecha los beneficios de ICONSTRUYE una plataforma especializada para la gestión de contratos de constructoras.
Contacta con nosotros para más información de esta y otras funcionalidades de ICONSTRUYE.
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