Descubre cómo contar con una completa trazabilidad en la gestión de tus contratos

En el sector construcción, asegurar la trazabilidad en la gestión de contratos resulta fundamental. Desde la firma del acuerdo inicial hasta la culminación del proyecto, cada acción vinculada con las obligaciones contractuales debe quedar registrada de manera precisa.

La transparencia asociada con la gestión de contratos es un valor agregado para cualquier empresa, ya que ofrece tranquilidad a clientes y proveedores. En consecuencia, será más probable que los negocios previstos se concreten.

A lo largo del presente artículo comprenderás la importancia de la trazabilidad en la gestión de contratos. Asimismo, te aconsejaremos sobre los aspectos que deberás considerar para que dicha trazabilidad esté completa y sea eficiente.

¿Por qué es importante la trazabilidad en la administración de contratos?

La trazabilidad implica la capacidad para rastrear el desarrollo de un proceso desde su origen hasta su destino final. En términos de gestión contractual, se refiere a la capacidad de rastrear el ciclo de vida del contrato.

La trazabilidad en la gestión de contratos permite contar con un registro completo de las acciones efectuadas. Esto incluye las fechas en las que se contrajeron las obligaciones y las personas involucradas en cada etapa del proceso, garantizando la transparencia, el control y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Esto es especialmente valioso en casos de disputas o reclamos, debido a que podrás rastrear y demostrar objetivamente todo lo que ha sucedido durante la ejecución del contrato.

Además, la trazabilidad en la gestión de contratos te permite identificar y solucionar posibles riesgos asociados con ellos. Por ejemplo, si detectas una demora en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, podrás apelar al historial para determinar dónde se produjo el problema y cómo solucionarlo.

Finalmente, otro beneficio del seguimiento en la gestión de contratos es la posibilidad que te ofrece para aumentar la eficiencia y reducir costos. Al tener un registro preciso de los hitos del contrato, podrás identificar las áreas donde sea factible mejorar.

Consejos para lograr trazabilidad en la gestión de contratos

Hoy existen herramientas tecnológicas que te permiten tener un control total sobre tus contratos, desde su creación hasta su finalización.

iconstruye te permite automatizar todo el proceso de contratos de forma sencilla y práctica. A continuación, te mostraremos algunas de las tareas que podrás realizar:

Generar automáticamente los documentos utilizando modelos predefinidos.
Realizar un seguimiento completo desde el principio hasta el final.
Gestionar fácilmente todas las versiones de tus contratos.
Programar notificaciones personalizadas.
Crear un repositorio de documentos sincronizado.
Integrarlo con software de firmas electrónicas y digitales.

Ahora bien, la trazabilidad en sí misma no es suficiente: es necesario que sea completa y que contemple todos los aspectos vinculados con los contratos. A continuación, te ofreceremos algunos consejos al respecto.

Establece un sistema de organización

La trazabilidad en la gestión de contratos depende, como primer punto, de que toda la información vinculada con ellos esté correctamente organizada. En este marco, un software de gestión como ICONSTRUYE puede ser una excelente solución.

Esta herramienta te permitirá acceder rápidamente a los datos que necesites para el seguimiento de cada etapa evolutiva de un contrato. Así, sabrás en todo momento si las obligaciones asumidas están siendo cumplidas en tiempo y forma.

Mantén registros actualizados

Cada vez que realices cambios o actualizaciones en un contrato, asegúrate de registrar dichas modificaciones con detalle. Esto incluye fechas, motivos y responsables de los cambios realizados.

Gracias a las plataformas tecnológicas especializadas, el sector de la construcción puede gestionar contratos de manera eficiente.

De esta manera, si en algún momento necesitas rastrear el origen de un cambio, podrás ubicar fácilmente la fecha en que se realizó y el encargado de hacerlo.

Implementa un sistema de notificaciones

Para asegurarte de no desestimar ninguna fecha límite u obviar una renovación importante, configura alertas y recordatorios automatizados. Esto evitará los posibles problemas legales o las pérdidas financieras asociadas con incumplimientos.

Documenta todas las comunicaciones

Finalmente, es indispensable que mantengas un registro detallado de todas las comunicaciones y la correspondencia que establezcas con clientes y proveedores. Para ello, guarda copias de correos electrónicos, notas de reuniones y otras comunicaciones relevantes.

Esto te brindará un historial completo y accesible en caso de futuras disputas o dudas. Recuerda que uno de los principales beneficios de la trazabilidad en la gestión de contratos tiene que ver con la transparencia de las obligaciones asumidas.

Te ayudamos en la gestión de contratos

Existen diversas herramientas especializadas que te permitirán gestionar la trazabilidad de tus contratos. Entre otras funcionalidades, te ayudarán a mantener un seguimiento adecuado de los plazos y automatizar los recordatorios de renovación.

En ICONSTRUYE sabemos que es fundamental contar con una completa trazabilidad en la gestión de contratos. Esto porque garantiza un control efectivo y una mayor transparencia en todas las etapas de los proyectos.

La implementación de herramientas tecnológicas en la gestión de contratos contribuye significativamente a mejorar su eficiencia y confiabilidad.

Por esta razón, te brindamos una solución integral que abarca desde el control de los estados de pago hasta la emisión de facturas. A través de nuestra plataforma podrás:

Generar respaldos documentados para la cadena de aprobación del contrato.
Dar a conocer las condiciones del contrato de manera transversal para todos los involucrados.
Personalizar tus contratos.
Acceder a tu historial de contratos y al detalle de los servicios contratados con cada contratista.
Calcular automáticamente el estado de pago durante el progreso de la obra.
Emitir factura de compra con información actualizada desde el SII.
Integrarlo con tu ERP.

Nuestro objetivo es facilitar la gestión de tus contratos para que puedas optimizar tu empleo de recursos y maximizar los resultados. Al gestionar los documentos de forma digital, podrás controlar los plazos y vencimientos y generar informes y estadísticas completas en tiempo real.

Conclusión

Contar con una completa trazabilidad en la gestión de contratos es crucial para el éxito de cualquier empresa. Con una plataforma como ICONSTRUYE, ganarás en eficiencia y mejorarás la organización en todos tus contratos.

Con nuestra plataforma especialmente diseñada para el sector de la construcción, podrás rastrear y controlar los cambios vinculados con el desarrollo de un contrato de manera efectiva. Además, lograrás acceder a todos los documentos asociados rápidamente.

De esta manera garantizarás la transparencia de tus obligaciones contractuales y aumentarás la confianza tanto interna como externamente. Si quieres optimizar la trazabilidad en la gestión de contratos, ICONSTRUYE es la solución que necesitas.

Obtén más información sobre ICONSTRUYE y descubre cómo puede cambiar la forma en que gestionas tus contratos hoy mismo. Solicita una DEMO.