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La gestión de tus subcontratos y contratos es más eficiente cuando llevas el proceso de forma digital. Al hacerlo reduces la posibilidad de cometer errores que pueden generar consecuencias económicas o legales. Estudios de Forrester y Gartner demuestran que la digitalización de la gestión de contratos puede reducir los costos administrativos en un 15% y acelerar el ciclo de pago en un 20%.
En comparación con el proceso manual, puedes reducir los tiempos de trabajo y gestión del contrato en un porcentaje significativo. Si sopesas estos beneficios verás que llevar este trabajo digitalmente es vital para el correcto funcionamiento de tu constructora.
Es importante destacar que la gestión digital de tus subcontratos no solo te brinda eficiencia, sino que también representa una ventaja competitiva. Al llevar a cabo este proceso de manera ágil y eficiente, puedes adelantarte en el trabajo, lo cual es altamente valorado por tus clientes.
La gestión digital de tus subcontratos es una estrategia de trabajo que incrementa tu eficiencia.
Llevar digitalmente tus contratos sólo será posible cuando dispongas de los siguientes elementos:
Un protocolo de gestión de documentos bien definido y adaptado a tu constructora.
Un software como ICONSTRUYE, hecho a tu medida, que lleve a cabo el proceso eficiente sin generar dificultades técnicas innecesarias.
Un equipo de personas preparadas para llevar a cabo las tareas de gestión de contratos.
Un sistema de soporte técnico que te acompañe constantemente en la implementación y ejecución del sistema digital de gestión de contratos.
Mantener un sistema eficiente para la gestión de subcontratos no solo incrementa la productividad de las constructoras, sino que también previene problemas legales y mejora la reputación de la organización. Aquí te mostramos cómo hacerlo y los beneficios que obtendrás.
Una de las desventajas más significativas de la gestión manual de contratos es la posibilidad de retrasos. Esto ocurre comúnmente debido a la dispersión de documentos en diferentes archivos y equipos.
Esta situación se agrava cuando múltiples departamentos participan en el proceso de contratación, ya que la información generada por uno puede ser necesaria para otros. Por ejemplo, la pérdida o eliminación accidental de un documento puede resultar en la pérdida de datos en proceso o la eliminación de información relevante de contratos anteriores con subcontratistas.
Además, los retrasos en la transferencia de información entre áreas pueden ralentizar el inicio de proyectos o trabajos. La mejor manera de evitar estos inconvenientes es optar por la gestión de contratos digitales en la nube, lo que garantiza una mayor eficiencia y organización en el proceso.
Todos los archivos están almacenados en la plataforma digital de trabajo. Una vez finalizado un proceso, los documentos quedan listos para que el siguiente departamento los revise y apruebe, evitando demoras en el flujo de aprobación.
Cada parte involucrada en la negociación de contratos podrá ver claramente los términos y condiciones acordados. Esta transparencia facilita un proceso coherente y claro en cada etapa del acuerdo contractual.
Cuando se encuentra un proveedor externo que brinda un servicio de calidad, es común que se vuelva a solicitar para futuros trabajos. Esto implica la generación de nuevos procesos de contratación con la misma empresa u organización de manera recurrente.
Estudios de Forrester y Gartner demuestran que la digitalización de la gestión de contratos puede reducir los costos administrativos en un 15% y acelerar el ciclo de pago en un 20%.
Existen detalles y términos que pueden repetirse en varios contratos, por lo que es fundamental contar con ellos de manera accesible. Plataformas de gestión de contratos como ICONSTRUYE centralizan esta información en un solo lugar, facilitando su acceso en todo momento..
La transcripción manual de datos y el envío de archivos pueden propiciar errores que afecten el flujo de trabajo y generen complicaciones con los subcontratistas. Para evitar estas situaciones, la automatización se presenta como la solución ideal. Al digitalizar la gestión de tus contratos, obtendrás:
Plataformas especializadas como ICONSTRUYE han sido cuidadosamente diseñadas para incorporar todas las fórmulas necesarias en el cálculo de retenciones y avances. Esto te libera de tediosas horas de cálculos, revisiones de datos y, sobre todo, reduce al mínimo la posibilidad de cometer errores.
Dentro del sistema puedes encontrar plantillas pre estandarizadas que contienen el formato ajustado para cumplir con todos los ítems y condiciones necesarios para la contratación. Tenerlas así reduce la probabilidad de obviar información importante a tener en el contrato.
Un sistema de trabajo centralizado y automatizado en una sola plataforma es capaz de emitir facturas en tiempo real. Cuando el servicio culmine y todos los procesos sean aprobados por los departamentos correspondientes el sistema emite la factura.
Con el beneficio que son facturas actualizadas que cumplen con todos los requisitos normativos para facturación.
Los sistemas digitales de gestión de contratos como ICONSTRUYE se integran fácilmente con otras funcionalidades o módulos de trabajo pertenecientes al ERP. Así puedes llevar todas las gestiones de subcontratación y planificación de tus recursos empresariales digitalmente y sin complicaciones.
Resuelve todos los problemas de la gestión de tus subcontratos con la digitalización. Aprovecha los beneficios de ICONSTRUYE una plataforma especializada para la gestión de contratos de constructoras.
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