Gestiona tus órdenes de compra online y agiliza la gestión de tus proveedores

Un área empresarial donde la tecnología puede tener un impacto significativo es en los procesos de abastecimiento. Emplear órdenes de compra online ahorra tiempo, y agiliza las gestiones, a su vez reduce los errores y mejora las relaciones con los proveedores.

La gestión de proveedores es una parte esencial de cualquier negocio que requiere suministros o servicios externos para operar. En la era tecnológica, las órdenes de compra digitales han revolucionado la manera en que se manejan estas relaciones comerciales.

La transición de los procesos manuales a plataformas digitales ha agilizado significativamente estos procesos, permitiendo una comunicación más rápida, eficiente y precisa entre las empresas y sus socios comerciales.

Desde la emisión del pedido hasta la recepción de bienes o servicios, se puede rastrear cada etapa. Esto reduce la incertidumbre y posibilita una mejor planificación de inventario y recursos.

Por ello, en este artículo te hablaremos sobre las órdenes de compra en línea y cómo incide en la relación con los proveedores. Además, te contamos de qué forma ICONSTRUYE puede ayudarte en el proceso y hacerlo lo más fluido posible. 

Digitaliza y mejora la gestión de tus órdenes de compra online 

La digitalización ha revolucionado la gestión de las órdenes de compra online, optimizando procesos y mejorando la eficiencia en múltiples niveles. Con la implementación de sistemas y plataformas digitales especializadas, las empresas han experimentado una transformación significativa en la manera en que manejan estas transacciones.

La agilidad es una de las mayores ventajas: desde la generación hasta la aprobación y el seguimiento de las órdenes de compra online, todo el proceso se realiza de manera más rápida y precisa. Los sistemas permiten una supervisión en tiempo real, lo que reduce errores y aumenta la transparencia en todas las etapas del proceso de compra.

Las órdenes de compra online han fortalecido la formalización y el control en el proceso de abastecimiento. Brinda transparencia, eficiencia y una base sólida para una gestión más efectiva de la cadena de suministro.

Además, la digitalización ha facilitado la comunicación entre proveedores y compradores. Este tipo de software centralizado ofrece un espacio donde ambas partes pueden interactuar, intercambiar información y resolver problemas de manera más eficiente. Esto resulta en una colaboración más fluida y una relación más sólida a largo plazo. 

La disponibilidad de datos precisos y actualizados es otro beneficio clave. Los análisis y reportes generados a partir de la información permiten identificar tendencias, ajustar estrategias y tomar decisiones fundamentadas para optimizar los procesos de compra. 

En pocas palabras, la digitalización ha llevado la gestión de órdenes de compra a un nivel superior, proporcionando eficiencia, transparencia y una base sólida para el crecimiento y la innovación empresarial.

Formaliza y controla el proceso de abastecimiento

La formalización y control del proceso de abastecimiento han experimentado una evolución significativa gracias a la implementación de las órdenes de compra online. Estas no solo simplifican la adquisición de bienes y servicios, sino que también establecen un marco formal que garantiza la transparencia y el control en todas las etapas de la cadena de suministro.

Las órdenes de compra online ofrecen una trazabilidad detallada, desde la solicitud inicial hasta la recepción final de los productos o servicios. Esto permite un seguimiento preciso de cada paso, minimizando la posibilidad de errores y asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Además, brindan una mayor estandarización de los procesos. Las empresas pueden establecer políticas claras de adquisición, incluyendo términos, condiciones y requisitos específicos. Esto garantiza que cada transacción se ajuste a los lineamientos establecidos, facilitando la gestión de proveedores y la evaluación de su desempeño.

La centralización de la información en plataformas digitales ofrece un acceso rápido y fácil a los datos relevantes, lo que facilita la generación de informes y análisis detallados. De esta forma le brinda a las empresas una visión más clara de sus gastos, patrones de compra y posibles áreas de mejora para optimizar sus estrategias de abastecimiento.

¿Qué necesitas para llevar una gestión de proveedores simplificada?

Una gestión simplificada de proveedores a través de las órdenes de compra online requiere una plataforma centralizada y eficiente, capaz de integrar todos los procesos.

Primero, se necesita un sistema robusto que permita la creación y emisión ágil de órdenes de compra desde cualquier ubicación. La plataforma debe facilitar la comunicación bidireccional, posibilitando a proveedores responder, aceptar o realizar cambios en tiempo real.

La implementación de un sistema que emita órdenes de compra online requerirá capacitación para tus empleados y proveedores. Sobre el uso de software, cambios en los procesos y nuevos requisitos de datos.

La interoperabilidad es esencial: la capacidad de integrar datos con sistemas existentes de la empresa y de los proveedores simplifica enormemente la gestión.

La trazabilidad completa de las transacciones y la capacidad de generación de informes detallados son fundamentales para evaluar la eficiencia y la conformidad.

Además, la seguridad de los datos es crítica. Garantizar la protección de la información confidencial, mediante medidas de seguridad robustas, asegura la confianza en el intercambio de datos entre las partes involucradas.

¿Cómo crear una orden de compra?

ICONSTRUYE es una plataforma digital SaaS (Software as a Service). Su principal objetivo es fomentar la digitalización de los procesos y transacciones que ocurren entre proveedores y compradores de la industria de la construcción.

Este software cuenta con diversas funcionalidades para gestionar y agilizar cada una de las transacciones en tu empresa. Entre ellas se encuentra el módulo de Gestión de Compra.

El primer paso para implementar órdenes de compra online es evaluar tus procesos existentes: las tareas manuales y los costos e ineficiencias asociados. También identifica los puntos débiles y las oportunidades de mejora.

Está ubicada dentro de la suite de soluciones inteligentes de abastecimiento. Te permite acceder de forma centralizada y obtener directamente en la nube toda la información del proceso. Desde que se solicitan los materiales hasta que se reciben para su posterior conciliación con la factura y aprobación de pago.

La forma en cómo se realiza una orden de compra con nuestro sistema es bastante fácil y sencilla. Solo debes situarte en el módulo "Compras" y selecciona "Crear Orden de Compra". 

Luego se desplegará una página con distintos campos que debes completar, ente las que se incluyen: la fecha creación, razón social, contacto y dirección de facturación, moneda y tasa de cambio, entre otras.

Una vez completada la información se desplegará una ventana emergente, donde deberás ingresar el RUT o nombre de fantasía del proveedor y luego hacer clic en el botón: Buscar.

A continuación podrás visualizar un listado de proveedores integrados y en una segunda pestaña proveedores no integrados con tres opciones:

• Seleccionar Proveedor

• Bloquear Proveedor

• Ver información de ventas del proveedor

Para terminar, sólo deberás seleccionar el proveedor y se actualizará la ventana de creación de la orden de compra, cargando la información del proveedor seleccionado.

Agrega proveedores que no se encuentren en el sistema

Ahora bien, en caso de agregar un nuevo proveedor, solo debes hacer clic en "Proveedor no Ingresado" y completar la información del proveedor al cual le emitirás la orden de compra.

Puedes continuar rellenando los campos restantes con el detalle de los productos de la orden de compra. Colocas el Código del producto y podrás buscar los productos por código o descripción:

• Cantidad

• Precio unitario

• Descuento a la línea si corresponde

• Glosa

• Fecha de entrega o días de despacho

• Comentarios (Opcional)

• Anexo: adjuntar a la línea de la orden de compra (Ej. Ficha del producto)

• Cuentas de costos (Distribuir)

Aplica un descuento a tus órdenes de compra de manera simple

En caso de que necesites realizar un descuento, también tienes la posibilidad de realizarlo con nuestro sistema. Solo debes completar la descripción, determinar el tipo de descuento (Lineal o compuesto), el tipo de formato (Porcentaje o monto) y haz clic en "Guardar". También, puedes agregar más de un descuento 

Recuerda que para utilizar esta funcionalidad debes contar con la asignación del rol: 1-Compras-Comprador.

Conclusiones

Las órdenes de compra online pueden brindar importantes beneficios a tu empresa de construcción. Elimina las tareas manuales, reduce errores, mejora las relaciones con los proveedores y aumenta el ahorro de costos.

Pero lo más importante es que te permite hacer un seguimiento durante el proceso. Desde el momento en que solicitan los materiales hasta la facturación y aprobación de pago.

En ICONSTRUYE queremos apoyarte para que finalmente comiences a hacer más eficiente tus tareas en el departamento de compras. Nuestra plataforma te permitirá realizar órdenes de compra en línea y darle su respectivo seguimiento. Contáctanos ahora mismo.

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