Los tres errores más comunes en el proceso de pago a proveedores

Mantener una buena relación con los proveedores es un aspecto de máxima importancia dentro de la cultura empresarial, y uno de los desafíos más relevantes de este proceso, es que los pagos por los productos o servicios prestados por un tercero, se realicen de manera oportuna y eficiente. Esto, con el objetivo de mejorar la relación comercial entre los actores involucrados y potenciar una alianza estratégica en el largo plazo que beneficie a toda la cadena de valor.

En este contexto, es que surge la pregunta ¿cómo mantener el proceso de pago en orden?

Para que esto suceda es importante que ambas partes tengan la documentación bien organizada respecto del producto o servicio prestado, así como la información referente al monto, el modo y los plazos del estado de pago.

Una eficiente gestión de proveedores permite una relación fluida, sobre todo al quedar claramente establecidos los procesos y condiciones financieras de lo acordado. Además, se evita recibir sanciones y permite a las empresas cumplir con los plazos estipulados en la Ley 21.131 de pago a 30 días.

¿Qué es la Ley 21.131 de pago a 30 días?

El proceso de pago a proveedor está regulado por la Ley 21.131, la cual consagra que las facturas de cualquier tipo de empresa deben ser pagadas en un plazo máximo de 30 días. La también conocida como “Ley de Pago a 30 Días” busca ayudar especialmente a aquellas pymes con falta de liquidez producto de la demora en los pagos de sus clientes.

Por lo anterior, se hace más importante aún ser eficiente en la gestión de proveedores y sus pagos, apuntando a tener el menor número de errores posible. Pero somos humanos y las equivocaciones pueden suceder…

A continuación te dejamos los errores más comunes al momento de realizar el proceso de pago a proveedor, de modo que puedas evitarlos y optimizar tu tiempo en el trabajo.

Error 1: Pagar dos veces una misma factura

En la gestión de proveedores uno de los errores más comunes que se cometen es duplicar el pago de una misma factura. Esto puede ocurrir al contabilizar un documento dos veces, producto de problemas en la manipulación de datos.

Por ejemplo, digamos que al ingresar una factura, la persona encargada se equivoca. Para solucionar su error, vuelve a tabular la misma factura, pero con un carácter adicional de modo que el sistema lo deje pasar. Es decir, si originalmente la factura fue ingresada como “F12345”, para corregir el error vuelve a ser ingresada esta vez como “F12345-”.

Generalmente los equipos de tesorería de las grandes empresas no realizan validaciones robustas, ya que todo está automatizado. Por lo tanto, se confía en la información disponible y se generan los pagos que indica el sistema, independiente si ambos pagos corresponden a una misma factura.

Error 2: No cuadrar la orden de compra, su recepción y la factura

Si una empresa no tiene un proceso de abastecimiento robusto, se puede cometer el error de pagar una factura duplicada, sin que la recepción de una de ellas tenga visto bueno.

¿Por qué sucede esto? Cuando los proveedores saben que existen debilidades en los procesos de gestión y validación, pueden emitir facturas que luego pasan directamente a factoring, provocando que se deba volver a pagar.

Por ejemplo, un proveedor recibe la orden de compra del cliente y emite dos facturas. Una la envía a la empresa y la otra a factoring, utilizando como referencia la misma OC. El cliente, al no tener trazabilidad de su sistema de abastecimiento y del proceso de pago a proveedor, incluyendo la emisión de la OC, recepción y facturación, no puede identificar esta duplicidad de facturas y termina pagando ambos documentos.

Error 3: Tener una gestión de pago a proveedor manual

Errar es humano, por lo que al tener una gestión de proveedores manual estamos aumentando el margen de error. Esto puede provocar que debamos volver a procesar la información y generemos datos menos confiables, produciendo una baja a nivel de eficiencia y productividad en el proceso de pago.

Una de las formas de evitar este error es automatizar el proceso de pago a proveedor a través de un software o plataforma que nos entregue mayor seguridad, agilidad y eficiencia en los procesos.

Portal de Pago ICONSTRUYE

Actualmente la tecnología e innovación han permitido la generación de herramientas que nos ayudan a disminuir estos errores en el proceso de pago. Una de estas soluciones es un portal de pago, el cual permite agilizar la gestión de tus proveedores, consolidar tu ciclo de abastecimiento y optimizar tu administración financiera.

Portal Pago Proveedor de ICONSTRUYE ofrece a tu empresa una solución para agilizar la relación con tus proveedores y subcontratistas, y estar al día con las normas vigentes.

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