Si consideramos la tendencia a la subcontratación, presente con mayor fuerza en los modelos industrializados, la buena administración de estos acuerdos comerciales impacta más que nunca a las empresas constructoras.
Registros manuales, inicios de trabajos sin contratos aprobados y anexos sin supervisión, pueden aumentar significativamente los montos previstos, afectando la rentabilidad y generando disputas.
Lograr un seguimiento preciso y centralizado en cada fase contractual es cada vez más crítico para mantener la eficiencia y el control en los proyectos.
Realizar un completo seguimiento a los subcontratos en obra permite registrar y rastrear cada cambio, avance o actualización a lo largo de todo el ciclo de vida de un contrato. Esto ofrece visibilidad sobre cada etapa, algo esencial para controlar plazos, asegurar cumplimiento y minimizar errores humanos que podrían costar mucho en tiempo y recursos.
La falta de visibilidad genera riesgos ocultos que pueden derivar en disputas, demoras y costos legales, afectando la viabilidad del proyecto.
Resolución de disputas y control de riesgos
Contar con un historial detallado permite verificar los acuerdos iniciales y hacer seguimiento de su cumplimiento, facilitando la resolución de cualquier controversia. En casos de discrepancias o reclamaciones, podrás presentar registros detallados que validen el cumplimiento de cada parte, brindando claridad en cada etapa del contrato.
Al gestionar cambios en tiempo real y reducir los errores de digitación con automatización, mitigas riesgos relacionados con pagos duplicados o condiciones contractuales desactualizadas. Esto ayuda a evitar pagos excesivos y asegura que cada monto sea consistente con el avance y los términos pactados.
Aplicar una gestión de subcontratos que pretenda completa trazabilidad, debe asegurar que todas las partes involucradas tengan acceso a la misma información actualizada y puedan visar o verificar cualquier cambio.
Administradores de obra, oficina técnica, gerencia y contratistas, según dependa por el volumen de la empresa, deben participar activamente para evitar confusiones futuras.
Con ICONSTRUYE, desde la creación, cada cambio, avance y pago en el ciclo de vida de un subcontrato queda documentado y accesible en una plataforma centralizada, permitiendo una visión completa y actualizada de los proyectos.
El módulo de subcontratos permite automatizar tareas como el cálculo de estados de pago, la gestión de retenciones o anticipos, lo que permite reducir los costos administrativos.
Desde el cálculo de estados de pago hasta la emisión de facturas y la gestión de retenciones, ICONSTRUYE asegura que cada paso se realice de acuerdo a los términos del contrato y se registre automáticamente, eliminando el riesgo de errores manuales.
Crear un subcontrato no debería requerir conocimientos legales avanzados. Las plantillas preconfiguradas de ICONSTRUYE simplifican el proceso, permitiendo a cualquier usuario estructurar subcontratos sólidos y coherentes sin complicaciones legales.
Para garantizar que no se pasen por alto fechas límite o renovaciones importantes, el sistema envía notificaciones automáticas a los usuarios responsables, minimizando riesgos, por ejemplo, en el vencimiento de boletas de garantía.
La plataforma permite generar reportes históricos y en tiempo real de contratos y pagos, facilitando auditorías y consultas, y ofreciendo transparencia total sobre el cumplimiento de los acuerdos contractuales.
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